دورة تدريبية مكثفة لمدة 10 أيام
تنمية كفاءات السكرتارية و الإداريين
السعي الى التميز الإداري
نبذة عن الدورة التدريبية
في بيئة عمل تتسارع فيها المتطلبات وتتزايد فيها مسؤوليات المكاتب التنفيذية، أصبحت وظائف السكرتارية وإدارة المكاتب عنصرًا محوريًا في نجاح المؤسسات. يهدف هذا البرنامج إلى تطوير كفاءات السكرتارية والإداريين من خلال تزويدهم بمهارات حديثة في التنظيم، والتواصل، وإدارة الوقت، والضغوط، إضافة إلى تعزيز قدراتهم على دعم القيادات والمساهمة في تحقيق الأهداف التشغيلية والاستراتيجية للمؤسسة.
يمثل البرنامج رحلة تطوير متكاملة تجمع بين المهارات العقلية، والمهارات الإنسانية، والمهارات الإدارية، ليخرج المشاركون أكثر ثقة، وأكثر قدرة على التأثير، وأكثر جاهزية لقيادة العمل المكتبي بكفاءة واحترافية.
الجدارات المكتسبة
يركّز البرنامج على تطوير مجموعة من الجدارات الأساسية، من أبرزها:
- جدارات التنظيم والتخطيط وإدارة الأولويات
- مهارات التواصل الفعّال والإنصات ولغة الجسد
- مهارات إدارة الوقت والاجتماعات
- مهارات التعامل مع الضغوط والصراعات المهنية
- مهارات التفكير الإبداعي وحل المشكلات
- جدارات دعم القيادات التنفيذية وإدارة المكاتب الحديثة
- مهارات بناء الانطباع الأول والاحترافية في التعامل
ما الذي ستحققه بعد إتمام الدورة؟
بنهاية البرنامج سيكون المشاركون قادرين على:
- تنظيم مسؤولياتهم اليومية لتحقيق أعلى إنتاجية
- التواصل بثقة ووضوح مع مختلف المستويات الإدارية
- إدارة الوقت والمهام والاجتماعات بكفاءة عالية
- التعامل مع الضغوط المهنية بوعي واتزان
- تطبيق أساليب التفكير الإبداعي في حل المشكلات
- تعزيز الثقة بالنفس والقدرة على التفاعل الإيجابي
- تحسين بيئة العمل وتنظيمها بشكل انسيابي
- دعم القيادات التنفيذية بفعالية أكبر
المنهجية
سيكون البرنامج تفاعلياً وعملياً، ومزوداً بطرق التعلم التي تناسب جميع الاختيارات. وسيكون هناك العديد من الأنشطة الجماعية والأنشطة الثنائية فضلاً عن التمارين الفردية، وسيتمكن الجميع من مناقشة تحديات العمل الخاصة بهم في بيئة مساعدة وداعمة. وستتاح فرص لممارسة مهارات التواصل مع القدرة على تأكيد الذات من خلال لعب هذا الدور وتقديم أحد العروض في نهاية البرنامج.
لمن صُممت هذه الدورة؟
هذه الدورة التدريبية مناسبة للفئات التالية:
- مديرو المكاتب و الإداريين
- رؤساء الفرق و المشرفون
- الأمناء والسكرتارية التنفيذية
- المساعدون الشخصيون
محاور الدورة
الوحدة الأولى: تنمية مهارات السكرتارية و إدارة المكاتب
اليوم 1: القراءة السريعة و تطوير قدرات العقل و الذاكرة لوظائف السكرتارية و ادارة المكاتب
الانطلاقة الحقيقية لاحتراف السكرتارية وإدارة المكاتب تبدأ من العقل نفسه. في هذا اليوم نضع الأساس المعرفي الذي يمكّن المشاركين من التعامل مع الكم الهائل من المعلومات اليومية بكفاءة أعلى. ننتقل من القراءة التقليدية إلى القراءة الذكية، ومن التذكر العابر إلى الذاكرة الفعّالة، لنمنح المشاركين أدوات تعزز إنتاجيتهم منذ اللحظة الأولى.
- الطبيعة الحديثة لوظيفة السكرتارية و ادارة المكاتب
- كيف يعمل العقل (الحقائق و الأسرار)
- القراءة السريعة (المفهوم و الأهمية)
- حلل أسلوبك في القراءة
- استراتيجيات القراءة السريعة
- معوقات القراءة السريعة و أساليب التعامل معها
- استخدام الخرائط الذهنية في تحسين قدرات العقل
اليوم 2: مهارات التواصل و التعامل الفعال مع الزائرين و المديرين و المرؤوسين و الزملاء
بعد بناء القدرات العقلية في اليوم الأول، ننتقل إلى مهارات التعامل مع البشر، وهي جوهر عمل السكرتارية والمكاتب التنفيذية. هذا اليوم يركّز على فهم الآخرين، قراءة الإشارات غير اللفظية، والتأثير في المحيط المهني بذكاء واحترافية. هنا يتعلم المشاركون كيف يصبحون واجهة مشرقة للمكتب التنفيذي.
- أهمية مهارات التواصل لطبيعة عمل السكرتارية و ادارة المكاتب
- مهارات الانصات الفعال
- فن فهم و استخدام لغة الجسد في التواصل
- مهارات التحدث أمام الجمهور
- التعامل مع الخوف أثناء الحديث و العرض أمام الجمهور
- استخدام الأساليب الحديثة في الإقناع (البرمجة العقلية ومونرو و AIDA ...)
- فهم الشخصيات و أساليب التأثير
اليوم 3: إدارة الوقت والاجتماعات
في هذا اليوم ننتقل من مهارات التعامل مع المعلومات والبشر إلى مهارات التعامل مع الزمن نفسه. يتعلم المشاركون كيف يحوّلون يومهم من فوضى إلى نظام، وكيف تصبح الاجتماعات أداة إنتاج وليست مضيّعًا للوقت. هذا اليوم يزوّدهم بمهارات عملية تجعلهم أكثر قدرة على دعم مديريهم بكفاءة عالية.
- عنصر الوقت في وظيفة السكرتارية و ادارة المكاتب
- فن تحديد الأهداف و إدارة الأولويات
- استخدام قوة التفويض الفعال لإدارة الوقت
- التعامل الفعال مع مضيعات الوقت
- مهارات التخطيط للإجتماعات
- فن التعامل مع الأنماط المختلفة في الاجتماعات
- ادارة وقت الاجتماعات
اليوم 4: إدارة الضغوط في وظيفة السكرتارية و إدارة المكاتب
لا يخلو عمل السكرتارية والمكاتب التنفيذية من الضغوط اليومية والتحديات المتكررة. في هذا اليوم نركّز على بناء المرونة النفسية والقدرة على التعامل مع المواقف الصعبة بثبات واتزان. يتعلم المشاركون كيف يحوّلون الضغط إلى قوة، والصراع إلى فرصة للتطوير.
- مصادر الضغوط في وظيفة السكرتارية و ادارة المكاتب
- التعامل الفعال مع الصراعات من أجل إدارة الضغوط
- تنظيم مكان العمل
- أساليب المحاسبة الذهنية Mental Accounting و دورها في إدارة الضغوط
- ملكات ضبط النفس و إدارة الغضب
- متى و كيف تقول "لا" في العمل
- الوصايا الأساسية في التعامل مع الضغوط
اليوم 5: مهارات إدارية متقدمة للسكرتارية وإدارة المكاتب
يُختتم البرنامج بيوم مخصص للارتقاء من الأداء الجيد إلى الأداء الإبداعي. هنا يتعلم المشاركون كيف يصبحون شركاء في التطوير، وكيف يحوّلون الروتين إلى ابتكار، والمشكلات إلى حلول، والانطباع الأول إلى أداة تأثير إيجابي. إنه اليوم الذي يربط كل ما سبق ليصنع سكرتيرًا محترفًا ومدير مكتب استثنائيًا.
- أساليب و استراتيجيات التحول من العمل الروتيني الى العمل الإبداعي
- التعامل مع معوقات الابداع و التطوير
- فن التغيير و التحسين للأفضل
- مهارات تحليل المشكلات و اتخاذ القرارات
- ادارة الإنطباع الأول
- الكرم الاجتماعي في وظيفة السكرتارية و إدارة المكاتب
الوحدة الثانية: المنظومة المتكاملة لإدارة المكاتب و مهارات السكرتارية التنفيذية
اليوم 6: مفهوم إدارة المكاتب و السكرتارية التنفيذية
تبدأ الرحلة بفهم العمق الاستراتيجي لمهنة إدارة المكاتب، حيث ننتقل من المفهوم التقليدي للسكرتارية إلى مفهوم "المعاون الإداري" الذي يشارك في نجاح المؤسسة. يركز هذا اليوم على وضع القواعد الأساسية لتنظيم العمل اليومي وضمان التناغم التام مع تطلعات الإدارة العليا.
- تعريف الأمين و السكرتيرِ
- واجبات و مهام مدير المكتب و السكرتيرِ
- علوم الإدارة و الاقتصاد و أهميتُهُمَا للسكرتيرِ
- دور مدير المكتب و السكرتير في معاونة رئيسه
- تخطيط العمل اليومي
- الإعداد للسفرِ في الداخل و الخارج
- أهمية الاتصال و دور السكرتيرِ في تسهيلِه و تنظيمِه
اليوم 7: مقابلات الرئيسِ أو المدير
المكتب هو المرآة التي تعكس احترافية القائد أمام الزوار والموظفين. في هذا اليوم، ننتقل لمختبر "إدارة العلاقات" وصقل مهارات التعامل مع الأنماط البشرية المختلفة، مما يضمن تدفق الزيارات بسلاسة واحترافية عالية تعزز من هيبة ومكانة المؤسسة.
- العناية باستقبال الضيوف
- زائر بغير ميعاد سابق
- زائر صديق أو قريب للمدير
- زائر غير مرغوب فيه
- زائر من العاملين
- الصحفيون
- إنهاء الزيارات التي طالت عمّا هو محدد لها
اليوم 8: الإجتماعات و أهمية دور السكرتارية
تعتبر الاجتماعات عصب اتخاذ القرار في المنظمات، وفشل تنظيمها يعني هدر موارد المؤسسة. يركز هذا اليوم على جدارات تنظيم اللقاءات الرسمية، بدءاً من التحضير اللوجستي وصولاً إلى استخدام التقنيات الحديثة، لضمان تحويل كل اجتماع إلى محطة إنجاز حقيقية.
- إدارة الاجتماعات
- مزايا و عيوب الاجتماعات
- دور السكرتارية في تنظيمِ الاجتماعات
- مواصفات غرفة أو قاعة الاجتماعات
- مواصفات دعوات الاجتماع
- واجبات السكرتيرِ أثناء و بعد الاجتماع
- التقنية الحديثة و المناظرات السمعية و البصرية
اليوم 9: مهارات التخطيط و التنظيم
خلف كل مكتب ناجح، نظام عمل رصين وقدرة عالية على مواجهة الضغوط. في هذا اليوم، يكتسب المشاركون أدوات السيطرة على الوقت والأولويات، بالإضافة إلى مهارات التواصل وبناء الفريق، لضمان بقاء المكتب كبيئة عمل آمنة ومنظمة ومنتجة في كافة الظروف.
- وضع الأولويات و إدارة الوقت
- مهارات الاتصال الفعال
- التعامل مع الضغوط السلوكية و الجسمانية
- بناء فريق العمل
- قواعد و أسس التصنيف و الفهرسة
- الأدوات المكتبية في مكتب السكرتارية
- النظافة و الأمن و السلامة في مكتب السكرتارية
اليوم 10: كتابة الرسائل والتقارير ومهارات العرض
في ختام البرنامج، نركز على "النتائج الملموسة" التي تخرج من مكتبك. يتعلم المشاركون كيفية صياغة الرسائل والتقارير الاحترافية، واحتراف فنون الإلقاء واستخدام أدوات التواصل الرقمي، لضمان أن كل مخرج يصدر عن المكتب يعكس قمة التميز والجودة.
- مهارات الكتابة و إعداد و صياغة الرسائلِ و التقاريرِ
- التصميم و اختيار الشكل المناسب للتقريرِ
- مهارات استخدام الهاتف
- مهارات استخدام البريد الإلكتروني
- مهارات العرض و الإلقاء
الشهادات المُعتمَدة
- لدى إتمام هذه الدورة التدريبية بنجاح، سيتمّ منح شهادة جلوماكس بالإضافة إلى وحدات / نقاط التعلىم المهني المستمر CPE المُستحقة و ذلك وفقاً للسجل الوطني للجهة الراعية لوحدات التعلىم المستمر
- وحدات / نقاط التعلىم المهني المستمر CPE: يُمنح المشاركين وحدة / نقطة واحدة لكل 50 دقيقة حضور في الدورة التدريبية
الإعتمادات
جلوماكس هي مركز تدريب مُسجل لدى الاتحاد الوطني للمحاسبين القانونيين الأمريكي (NASBA) بصفتها راعي لبرامج التعليم المهني المستمر في السجل الوطني الخاص برعاة التعليم المهنى المستمر. ويمتلك المجلس السلطة النهائية في قبول الدورات الفردية من أجل الحصول علي اعتماد التعليم المهني المستمر. لمزيد من المعلومات عن الاتحاد الوطني للمحاسبين القانونيين الأميركي، يرجى زيارة الموقع الإلكتروني www.nasba.org
جميع الدورات التدريبية المقدمة من جلوماكس هي دورات مؤهلة بصفة أساسية للحصول على اعتماد التعليم المهني المستمر.
دورات تعاقدية مخصصة
يمكن تقديم هذا البرنامج بشكل مُصمَّم حصريًا لمنسوبي مؤسستك، بما يضمن مواءمة المحتوى مع أولوياتكم الاستراتيجية واحتياجاتكم التشغيلية الفعلية. هذا التخصيص يعزز قدرة المشاركين على تحويل أهداف المؤسسة إلى مبادرات عملية تُعالج فجوات الأداء، وتستهدف نقاط الألم الحقيقية داخل بيئة العمل، وتدعم تحسين جودة التنفيذ اليومي.
وعلى المستوى الفردي للمديرين والقادة والأخصائيين، يمنحهم التدريب الداخلي فرصة مباشرة لتطبيق أدوات وأساليب البرنامج على مشاريعهم الحالية داخل المؤسسة. هذا يتيح لهم هندسة وقيادة ودعم مبادراتهم بفعالية أكبر، وتحويل أفكار التطوير من مجرد مقترحات نظرية إلى مشاريع معتمدة ذات أثر مؤسسي ملموس ومستدام.
يمكن تخصيص هذا البرنامج التدريبي ليشمل:
- أطر القيادة المؤسسية
- التحديات الخاصة بالقطاعات
- الأولويات الاستراتيجية والقيم
- نماذج كفاءات القيادة
- فئات مستهدفة على المستوى المحلي أو الإقليمي أو الدولي
ما الذي يميز جلوماكس السعودية؟
جلوماكس السعودية (Saudi GLOMACS) هو الفرع الرسمي لـ جلومكس الدولية (GLOMACS International) في المملكة العربية السعودية، ويقدّم دورات تدريبية معترفًا بها دوليًا، سواء داخل المملكة أو في مواقع دولية مختلفة.
تتوافق برامجنا التدريبية مع أعلى المعايير المهنية والمؤسسية، مدعومة بفهم عميق للبيئة المهنية في المملكة العربية السعودية، إلى جانب الاستفادة من خبرات عالمية واسعة.
الحضور السعودي الرسمي
القسم السعودي الرسمي لـ جلوماكس، يتمتع بمصداقية عالمية راسخة.
المعايير الدولية
معايير دولية: دورات تدريبية معتمدة دولياً تتماشى مع أفضل الممارسات المهنية.
موثوق به في مختلف القطاعات
نحظى بثقة المهنيين والمؤسسات في القطاعين العام والخاص.
تقديم مرن
دورات تدريبية تُقدم داخل المملكة العربية السعودية وفي مواقع دولية مختلفة.
يقدم البرنامج قيمة مضافة خاصة للجهات والأفراد في المملكة من خلال:
- مواءمة المهارات مع متطلبات التحول الوطني ورؤية 2030
- دعم ثقافة التميز التشغيلي ورفع كفاءة المكاتب التنفيذية
- تعزيز مهارات التواصل والاحترافية بما يتناسب مع بيئة الأعمال السعودية
- تحسين جودة الاجتماعات التي تشكل جزءًا كبيرًا من وقت القيادات
- تمكين الموظفين من تحويل الأعمال الروتينية إلى ممارسات إبداعية
- رفع مستوى الانسجام بين فرق العمل وتقليل الضغوط المهنية
- تعزيز قدرات السكرتارية والإداريين ليكونوا شركاء فاعلين في تحقيق الأهداف المؤسسية
قد يهمك أيضاً ما يلي ...
تُقدم جلوماكس السعودية دورات تدريبية ذات الصلة لتساعدك في إتخاذ القرار الأفضل لخطة التطوير المهني الخاصة بك.
الذكاء الاجتماعي في ادارة المكاتب
الإداري الذكي رقمياً
السكرتارية المتقدمة ومهارات الأرشفة الإلكترونية
المنظومة المتكاملة لإدارة المكاتب و مهارات السكرتارية التنفيذية
مقدمة هذه الدورة التدريبية العملية والخاصة بشؤون إدارة المكاتب من جلوماكس صممت لتطوير سرعة تعلم المهارات والمعارف الأساسية التي تمكن المهنيين الجدد
تنمية مهارات السكرتارية و إدارة المكاتب
Introduction في ظل التطورات السريعة التي تشهدها منظماتنا العربية، لم تعد وظيفة السكرتارية أو إدارة المكاتب، من الوظائف التي يمكن أن تُكتسب
البرنامج التأهيلي للمدراء لتمثيل المؤسسة في الإجتماعات و اللجان الخارجية
Introduction في ظل التعاون المستمر بين الأفراد والمؤسسات والدول، وفي ظل توجه المؤسسات العربية والدولية نحو فكرة التكامل والتعاون المشترك، أضيف للقادة
الأخصائي المعتمد في الأعمال المكتبية و الإدارية
مقدمة هذه الدورة التدريبية العملية والخاصة بشؤون إدارة المكاتب من جلوماكس صممت لتطوير سرعة تعلم المهارات والمعارف الأساسية التي تمكن المهنيين الجدد
تنمية مهارات إعداد و كتابة التقارير و محاضر الإجتماعات و البريد الإلكتروني
Introduction مهما كان مجال وحجم عمل شركتك، ومهما كان موقعك وتخصصك الوظيفي، فانت تعلم جيدا أن نسبة كبيرة جدا من وقتك تقضيه
الأرشفة الالكترونية
Introduction تعتبر الأرشفة الالكترونية حلاً مبتكرًا لتحسين إدارة الوثائق والأرشيف وتحقيق الكفاءة والاستدامة. تسهم في تحويل المنظمات إلى بيئة رقمية متقدمة تعزز
الإدارة المتقدمة للوثائق و الأرشيف
مقدمة إدارة الوثائق والأرشيف تحمل أهمية دولية كبيرة للشركات والأعمال، حيث تلعب دورًا حاسمًا في تحقيق الكفاءة والفعالية والمصداقية في إدارة المعلومات.
ما المهارات الأخرى التي تحتاج إلى تطويرها؟
تصفح قائمة الدورات التدريبية لدينا أو بإمكانك التواصل معنا لتصميم دورة تتماشى مع الإحتياجات التدريبية لمؤسستكم.
عرض الدوراتهل تحتاج إلى مساعدة في البحث عن الدورة التدريبية المناسبة لك؟
سيقوم مستشارو التدريب لدينا بتقديم المساعدة المطلوبة.
اتصل بنا
