دورة تدريبية مكثفة لمدة 5 أيام
الإدارة المتقدمة للوثائق و الأرشيف
إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية وتقنيات الحفظ الرقمي
نبذة عن الدورة التدريبية
تُعدّ إدارة الوثائق والأرشيف ركيزة أساسية في نجاح المؤسسات الحديثة، فهي ليست مجرد عملية حفظ للمستندات، بل منظومة متكاملة تضمن الكفاءة، والموثوقية، وسهولة الوصول للمعلومات، وحماية الملكية الفكرية، وتعزيز الشفافية. ومع التحول الرقمي المتسارع، أصبحت المؤسسات بحاجة إلى أنظمة أرشفة متقدمة تضمن التنظيم، والأمان، وسرعة الاسترجاع، وتدعم اتخاذ القرار.
يهدف هذا البرنامج إلى تزويد المشاركين بفهم شامل لأحدث المفاهيم والتقنيات في إدارة الوثائق والأرشيف، مع التركيز على التطبيقات العملية، والأدوات الرقمية، وأفضل الممارسات العالمية في هذا المجال.
الجدارات المكتسبة
يركّز البرنامج على تطوير مجموعة من الجدارات الأساسية، من أبرزها:
- جدارات التوثيق والفهرسة وتنظيم الوثائق
- مهارات الحفظ الإلكتروني وتأمين الوثائق
- مهارات استرجاع المعلومات باستخدام تقنيات البحث المتقدمة
- القدرة على استخدام تطبيقات الحاسب في إدارة الوثائق
- جدارات تصنيف الوثائق وتبويبها وفق معايير مهنية
- مهارات إنشاء أنظمة ملفات وفهارس مؤسسية متكاملة
- فهم دورة حياة الوثيقة ومتطلبات الحوكمة والأمان
ما الذي ستحققه بعد إتمام الدورة؟
بنهاية البرنامج سيكون المشاركون قادرين على:
- تطبيق أفضل الممارسات في التوثيق والفهرسة والحفظ الإلكتروني
- استخدام تطبيقات الحاسب في إدارة وتداول الوثائق بكفاءة
- تنفيذ تقنيات الاسترجاع والوسائل اللغوية المساعدة على البحث
- تأمين الأرشيف الإلكتروني وحماية الوثائق من المخاطر
- فهم أهمية الوثائق والمعلومات وطرق حفظها وتنظيمها
- تصنيف الوثائق والمستندات وتسهيل استرجاعها بسرعة ودقة
- إنشاء نظام ملفات وفهرس شامل لمستندات المؤسسة
- التعامل مع تحديات الأرشفة الحديثة وفق معايير مهنية متقدمة
المنهجية
يعتمد البرنامج بشكل أساسي على الأسلوب التشاركي / التفاعلي Participatory Training Approach، حيث يتم استخدام النقاشات المنظمة، ومجموعات العمل، وجلسات العصف الذهني، ودراسات الحالة، ولعب الأدوار، وكذلك الألعاب التدريبية الملائمة، التي تستخدم لكسر الجليد وتنشط المتدربين بما يخدم أهداف البرنامج.
حيث يتم طرح مشكلات ودراسات حالة واقعية قريبة جدا من بيئة عمل المشاركين، بالإضافة الى استنباط حالات عمل من واقع الخبرة العملية الفعلية للمشاركين، وتشجيع المشاركين على التطبيق العملي لكافة الاستراتيجيات والأدوات والتكتيكات التي سيتدربون عليها خلال البرنامج التدريبي.
لمن صُممت هذه الدورة؟
هذا البرنامج مناسب للمهنيين العاملين في إدارة الوثائق والأرشيف، وخاصة:
- موظفو الأرشيف والمحفوظات ومراكز المعلومات
- العاملون في السكرتارية التنفيذية والإدارية
- مسؤولو السجلات والتوثيق في الجهات الحكومية والخاصة
- مدراء المكاتب والإدارات ذات العلاقة بالمعلومات
- العاملون في إدارات الجودة ومراقبة الوثائق
- منسقو المعلومات والاتصال الخارجي والنشر
- كل من يتعامل مع المستندات ويحتاج إلى تطوير مهاراته في تنظيمها وحفظها واسترجاعها
محاور الدورة
اليوم 1: الأرشفة الإلكترونية
يمهّد هذا اليوم لفهم الأسس الحديثة للأرشفة الإلكترونية ودورها في رفع كفاءة المؤسسات. يتعرّف المشاركون على مكوّنات الإدارة الإلكترونية وأفضل الممارسات التي تدعم بناء نظام أرشفة متكامل وفعّال.
- الإدارة الإلكترونية
- عناصر الإدارة الإليكترونية
- اهم فوائد ومزايا الارشفه الالكترونيه
- اهم المعوقات والتحديات التي تحد من تطبيق الارشفه الالكترونيه
- نظم الأرشفة الإلكترونية
- مميزات نظام إدارة و أرشفة الوثائق
- المعايير التي تحدد ما هو أفضل تطبيق لإدارة الوثائق
- المكونات الأساسية لإدارة الوثائق
اليوم 2: افضل ممارسات النظم الرقمية
يركّز هذا اليوم على بناء بيئة أرشفة رقمية متكاملة من خلال فهم طرق التصنيف والفهرسة ومتطلبات الأرشفة الإلكترونية. كما يتناول المشاركون أساليب الحماية الرقمية وأهم البرامج المستخدمة في التوثيق والحفظ.
- أفضل ممارسات النظم الرقمية
- طرق التصنيف والفهرسة
- متطلبات الأرشفة الإلكترونية
- خصائص الأرشفة الإلكترونية
- طرق صيانة الملفات
- البيئة الحديثة الخاصة بالأرشفة
- الحماية من الأخطار الإلكترونية
- أهم برامج الأرشفة الإلكترونية
- بناء نظام للتوثيق والحفظ والفهرسة
- إنشاء نظام حفظ مناسب للمنظمة
- تنظيم وإدارة الوثائق الإلكترونية
- النظم الإلكترونية لإدارة الوثائق
- إدارة أنظمة الأرشفة الإلكترونية الفرعية
- أمن المعلومات والحفظ الاحتياطي
اليوم 3: بناء نظام للتوثيق والحفظ والفهرسة
يُركّز هذا اليوم على التطبيقات العملية للبرمجيات الجاهزة والمصممة لإدارة الوثائق، مع التركيز على الحفظ الإلكتروني، حماية المستندات السرية، واستخدام أدوات مايكروسوفت وأدوبي في الأرشفة.
- التعامل مع البرمجيات الجاهزة
- معرفة طرق الحفظ الالكتروني وطرق تحويل المعلومات الكترونياً
- التعامل مع البرامج المصممة والبرمجيات الجاهزة والمستندات ذات الطبيعة السرية والخاصة
- عناصر الأمن والحماية للمعلومات والقدرة على توفيرها
- طرق حماية وحفظ المستندات السرية وكذلك تحديد المستويات الإدارية التي يحق لها تداول المستندات
- استخدامات EXCEL لتسهيل الحفظ و الاسترجاع
- استخدامات Outlook في المراسلات الإلكترونية
- استخدامات Access في بناء قواعد البيانات
- أستخدامات Acrobatفي الأرشفة و الحفظ
اليوم 4: المفاهيم الأساسية لنظم حفظ واسترجاع الوثائق والملفات
يستكشف هذا اليوم المفاهيم الفنية والتنظيمية لحفظ الوثائق، مع التركيز على التحديات الحديثة، وأماكن الحفظ، ومعايير اختيار المعدات المناسبة، إضافة إلى النماذج الاسترشادية المستخدمة في إدارة المحفوظات.
- التحديات التي تواجه مجتمع الأعمال الحديث
- تعريف المحفوظات والمسارات التي تسلكه عبر تداولها
- مفهوم حفظ المحفوظات وتعريف أماكن الحفظ
- شروط أحكام الوثائق والملفات
- أهم التوجيهات الخاصة بالمحفوظات
- أهم معايير اختيار معدات الحفظ الملائمة
- التنظيم الفني للمحفوظات
- مجموعة النماذج الاسترشادية في بطاقة تداول المحفوظات
- نموذج فهرس دليل المحفوظات
- نموذج فهرس محتويات ملف
- نموذج بطاقة تعريف وعاء الحفظ
- نموذج بطاقة إحالة محفوظة
- استرجاع الوثائق والملفات
- مفهوم استرجاع الوثائق والملفات
- إعداد الكشافات في تنظيم استرجاع الوثائق
اليوم 5: الإعداد لبناء الأرشيف
يُختتم البرنامج بتطبيق عملي شامل حول بناء الأرشيف المؤسسي، بدءًا من التشخيص الأولي للوثائق وصولًا إلى التصنيف والترميز والترتيب والفهرسة، وفق المراحل الفنية المعتمدة في إدارة الأرشيف الحديث.
- التصنيف - الترميز - الترتيب - الفهرسة
- المراحل الثلاثة لإدارة الأرشيف
- المفهوم التقليدي والمفهوم الحديث للأرشيف
- الإعداد لبناء الأرشيف
- تحديد محتويات الأرشيف
- تشخيص واقع الوثائق
- جداول مدد استيفاء الوثائق
- مراحل التنظيم الفني للوثائق
- المرحلة الأولى : التصنيف
- المرحلة الثانية : الترميز (التكوير)
- المرحلة الثالثة : الترتيب
- المرحلة الرابعة : الفهرسة
الشهادات المُعتمَدة
- لدى إتمام هذه الدورة التدريبية بنجاح، سيتمّ منح شهادة جلوماكس بالإضافة إلى وحدات / نقاط التعلىم المهني المستمر CPE المُستحقة و ذلك وفقاً للسجل الوطني للجهة الراعية لوحدات التعلىم المستمر
- وحدات / نقاط التعلىم المهني المستمر CPE: يُمنح المشاركين وحدة / نقطة واحدة لكل 50 دقيقة حضور في الدورة التدريبية
الإعتمادات
جلوماكس هي مركز تدريب مُسجل لدى الاتحاد الوطني للمحاسبين القانونيين الأمريكي (NASBA) بصفتها راعي لبرامج التعليم المهني المستمر في السجل الوطني الخاص برعاة التعليم المهنى المستمر. ويمتلك المجلس السلطة النهائية في قبول الدورات الفردية من أجل الحصول علي اعتماد التعليم المهني المستمر. لمزيد من المعلومات عن الاتحاد الوطني للمحاسبين القانونيين الأميركي، يرجى زيارة الموقع الإلكتروني www.nasba.org
جميع الدورات التدريبية المقدمة من جلوماكس هي دورات مؤهلة بصفة أساسية للحصول على اعتماد التعليم المهني المستمر.
دورات في أماكن دولية
دورات أونلاين
دورات تعاقدية مخصصة
يمكن تقديم هذا البرنامج بصيغة مخصّصة بالكامل لتلبية احتياجات مؤسستك، حيث يتم مواءمة المحتوى والأمثلة ودراسات الحالة مع طبيعة العمل الفعلية وأنظمة إدارة الوثائق لديكم. يتيح التدريب الداخلي للمشاركين تطبيق الأدوات مباشرة على بيئة عملهم، مما يساعد على معالجة فجوات الأداء، وتطوير سياسات وإجراءات أرشفة متوافقة مع متطلبات المؤسسة، وبناء منظومة وثائقية رقمية فعّالة ومستدامة تدعم الكفاءة التشغيلية والتحول الرقمي.
يمكن تخصيص هذا البرنامج التدريبي ليشمل:
- أطر القيادة المؤسسية
- التحديات الخاصة بالقطاعات
- الأولويات الاستراتيجية والقيم
- نماذج كفاءات القيادة
- فئات مستهدفة على المستوى المحلي أو الإقليمي أو الدولي
ما الذي يميز جلوماكس السعودية؟
جلوماكس السعودية (Saudi GLOMACS) هو الفرع الرسمي لـ جلومكس الدولية (GLOMACS International) في المملكة العربية السعودية، ويقدّم دورات تدريبية معترفًا بها دوليًا، سواء داخل المملكة أو في مواقع دولية مختلفة.
تتوافق برامجنا التدريبية مع أعلى المعايير المهنية والمؤسسية، مدعومة بفهم عميق للبيئة المهنية في المملكة العربية السعودية، إلى جانب الاستفادة من خبرات عالمية واسعة.
الحضور السعودي الرسمي
القسم السعودي الرسمي لـ جلوماكس، يتمتع بمصداقية عالمية راسخة.
المعايير الدولية
معايير دولية: دورات تدريبية معتمدة دولياً تتماشى مع أفضل الممارسات المهنية.
موثوق به في مختلف القطاعات
نحظى بثقة المهنيين والمؤسسات في القطاعين العام والخاص.
تقديم مرن
دورات تدريبية تُقدم داخل المملكة العربية السعودية وفي مواقع دولية مختلفة.
يقدم البرنامج قيمة مضافة خاصة للجهات في المملكة من خلال:
- مواءمة ممارسات الأرشفة مع متطلبات التحول الوطني ورؤية 2030
- دعم الحوكمة والشفافية والامتثال للمعايير الوطنية
- تعزيز كفاءة إدارة الوثائق في الجهات الحكومية والخاصة
- تحسين جودة اتخاذ القرار عبر الوصول السريع للمعلومات
- رفع جاهزية المؤسسات لمتطلبات الأرشفة الرقمية الوطنية
- دعم التحول نحو بيئة عمل رقمية آمنة ومستدامة
قد يهمك أيضاً ما يلي ...
تُقدم جلوماكس السعودية دورات تدريبية ذات الصلة لتساعدك في إتخاذ القرار الأفضل لخطة التطوير المهني الخاصة بك.
مفاهيم الذكاء الإصطناعي وتطبيقها في أعمال السكرتارية التنفيذية
مقدمة من ضمن التطورات الهائلة والسريعة والمتعددة في مجال تكنولوجيا المعلومات، تتصدر تكنولوجيا الذكاء الإصطناعي تلك التطورات كواحدة من أبرز التقنيات التي
الذكاء الاجتماعي في ادارة المكاتب
الإداري الذكي رقمياً
السكرتارية المتقدمة ومهارات الأرشفة الإلكترونية
المنظومة المتكاملة لإدارة المكاتب و مهارات السكرتارية التنفيذية
مقدمة هذه الدورة التدريبية العملية والخاصة بشؤون إدارة المكاتب من جلوماكس صممت لتطوير سرعة تعلم المهارات والمعارف الأساسية التي تمكن المهنيين الجدد
تنمية مهارات السكرتارية و إدارة المكاتب
Introduction في ظل التطورات السريعة التي تشهدها منظماتنا العربية، لم تعد وظيفة السكرتارية أو إدارة المكاتب، من الوظائف التي يمكن أن تُكتسب
تنمية كفاءات السكرتارية و الإداريين
Introduction هذه الدورة التدريبية المقدمة من جلوماكس حول تنمية كفاءات السكرتارية و الإداريين، ستساعدك على معرفة كيفية التخطيط و التنظيم بكفاءة، و
البرنامج التأهيلي للمدراء لتمثيل المؤسسة في الإجتماعات و اللجان الخارجية
Introduction في ظل التعاون المستمر بين الأفراد والمؤسسات والدول، وفي ظل توجه المؤسسات العربية والدولية نحو فكرة التكامل والتعاون المشترك، أضيف للقادة
الأخصائي المعتمد في الأعمال المكتبية و الإدارية
مقدمة هذه الدورة التدريبية العملية والخاصة بشؤون إدارة المكاتب من جلوماكس صممت لتطوير سرعة تعلم المهارات والمعارف الأساسية التي تمكن المهنيين الجدد
تنمية مهارات إعداد و كتابة التقارير و محاضر الإجتماعات و البريد الإلكتروني
Introduction مهما كان مجال وحجم عمل شركتك، ومهما كان موقعك وتخصصك الوظيفي، فانت تعلم جيدا أن نسبة كبيرة جدا من وقتك تقضيه
ما المهارات الأخرى التي تحتاج إلى تطويرها؟
تصفح قائمة الدورات التدريبية لدينا أو بإمكانك التواصل معنا لتصميم دورة تتماشى مع الإحتياجات التدريبية لمؤسستكم.
عرض الدوراتهل تحتاج إلى مساعدة في البحث عن الدورة التدريبية المناسبة لك؟
سيقوم مستشارو التدريب لدينا بتقديم المساعدة المطلوبة.
اتصل بنا
